MŰKÖDÉS BEJELENTÉS ALAPJÁN 4+1 EGYSZERŰ LÉPÉSBEN

0. NULLADIK LÉPÉSKÉNT NE PÁNIKOLJ! GONDOLKODJ, TERVEZZ ÉS KÉSZÍTSD ELŐ A TEREPET.

Ha még mindig nem tudod, hogy tevékenységed a felnőttképzési törvény hatálya alá tartozik-e vagy sem, akkor próbáld meg kicsit későbbre halasztani azon szolgáltatásaid indítását, amiben bizonytalan vagy, mert a jogalkotói akarat viszont egészen biztosan transzparens(ebb) lesz pár hét elteltével, amikor már lesz gyakorlati tapasztalat a képzési tevékenység adatszolgáltatása terén.

Mi nem gondoljuk, hogy a jogalkotó a leendő pályakövetési rendszerében a személyi edzéseidet szeretné látni (függetlenül attól, hogy jógaoktatónak, vagy tánctanárnak hívod-e magadat), mint ahogyan azt sem, hogy fejlesztő tanácsadóként lebonyolított foglalkozásaidat szeretnék olvasgatni később az adatbázisban. Sőt szinte biztos, hogy ha önfejlesztő csoportokat vezetsz, vagy letölthető tananyagot árulsz a weben interakció nélkül, esetleg egyéni, vagy csoportos foglalkozás keretében a résztvevő fejlődését támogatod, de nem te határozod meg a résztvevő fejlődési irányát, akkor nem tartozol a bejelentésköteles képzők közé.

Legyél türelmes, engedd el kicsit az internet végtelen mély bugyrait és az angol kutatók fantasztikus felfedezéseit és gondold végig nyugodtan, józan paraszti ésszel, hogy a te tevékenységed célirányos, szervezett és kompetencia fejlesztésre/kialakításra irányul-e, mindezt részeiben és együttesen is teljesítve. A döntésben segíthet a „Mi számít felnőttképzésnek?” cikkünk is, valamint az ITM részletes tájékoztató kiadványa. Ha pedig már tudod, hogy képzel, de nem tudod, hogyan kell ezt bejelenteni akkor a „EGY PERC ÉS NYERSZ – Bejelentési kisokos” fog neked segíteni.

Ha már eljutottál odáig, hogy definiáltad, hogy a tevékenységed képzésnek számít-e vagy sem és már túl vagy a szervezeted/vállalkozásod egyszeri bejelentési kötelezettségén, jöhetnek a képzések. Jelenleg éppen kilépni készülsz a komfortzónádból, változás lesz az szervezeted életében, feszít a határidő és ráadásul a mindenféle forrásból beszerzett információhalmaz még erősebb pánikot szül. Persze mindig lesznek, akik erre még rá is erősítenek, de ez – sajnos – teljesen természetes folyamat, minden erősebb jogszabály változás bizonytalanságot indukál, megjelennek a próféták, elsötétül az ég, és Chuck Norrist kivéve mindenki be van @@@rva vagy felháborodva, vérmérséklet szerint. A kérdés, hogy te mennyire engeded be mindezt és merülsz bele az öngerjesztő fősodorba. Emlékezz rá, volt idő, amikor minden ügyvédi iroda (tisztelet a kivételnek) GDPR atombombát vízionált, majd jött a kuruzslótörvény, ahol már sokan majdnem lehúzták a rolót, aztán meg… Nem pánikolni kell, hanem végigolvasni a jogszabályt, végiggondolni hogyan érint ez bennünket és megtervezni a leendő tevékenységünket.

Tény, hogy bejelentés esetén feszesebb adminisztrációval és erősebb odafigyeléssel kell terveznünk, de egyáltalán nem teljesíthetetlen rendszerváltozással nézünk szembe. Valóban el fogsz tölteni tíz-húsz percet kontakt képzésed esetén az elején annak a két papírnak a kitöltésével és valóban lesz adatszolgáltatási kötelezettséged, ami képzésenként szintén körülbelül egy negyed órát vesz igénybe, de a bejelentéshez tartozó adatszolgáltatási és dokumentálási kötelezettség egy nagyon jól tervezhető, szervezhető, valójában rém egyszerű folyamat, amit teljesen automatizálni lehet és bárki meg tud ugrani – egy pár órás tudatos előkészítéssel. Nézzük is meg ezt a 4 feltételt.

1. TELJESÍTSD TÁJÉKOZTATÁSI KÖTELEZETTSÉGEDET. (ÉS NE PÁNIKOLJ :)

Azon felül, hogy a jogszabály előírja, hogy a bejelentésről kapott határozatodban szereplő nyilvántartási számot gyakorlatilag minden dokumentumodon használnod kell (különös tekintettel a számviteli bizonylatokra) van egy másik kötelezettséged is, miszerint tájékoztatnod kell a leendő résztvevőidet arról, hogy joguk van megtiltani az általad bekért és tárolt adatai egy részének továbbítását a Felnőttképzés Adatszolgáltatási Rendszerébe, népszerű nevén a FAR-ba. Ezek az adatok a 4T adatok (google a barátod, a természetes személyazonosító adatokról van szó) a résztvevő e-mail címe és az adóazonosító száma. Ez annyit jelent, hogy a résztvevőnek oda kell adnia neked a képzőnek a saját adatait, de csak azt tilthatja meg, hogy azok egy részét te nem továbbíthatod a FAR-ba.

Gondoljuk át mit jelent ez nekünk. Ha letiltja az adatai egy részének továbbítását, akkor tanúsítvány sem lesz, ha meg menet közben kitalálja, hogy mégiscsak szeretné, akkor pötyögtheted egyesével majd az adatait, nem is beszélve arról, hogy hogyan fogja a FAR hozzárendelni a nem létező 4T adatai alapján a résztvevőt az oktatási azonosítóhoz… Gondold végig, hogy neked, akinek dokumentálnod kell, mi az egyszerűbb – a mindent letiltó résztvevői nyilatkozat szinte biztosan nem.

A gyakorlatban ez a nyilatkozat egy egyszerű dokumentum, vagy egy elektronikus beleegyezés/véleménynyilvánítás. Azt kell végiggondolni, hogy a képzésszervezési, vagy indítási folyamatodba hová tudod ezt plusz munka nélkül beilleszteni, például mikor találkoztok a résztvevővel, vagy mikor közöltök vele amúgy is valamilyen információt, van-e interakció, adatcsere a képzés előtt (vagy a képzés első napján).

Kimegy a tájékoztató e-mail? El kell fogadnia az adatkezelési tájékoztatót? Máris megoldódott a problémád. Ha meg első napon kontaktórát tartasz, hát térjünk vissza a jó öreg papírokhoz és csapjuk a felnőttképzési szerződés mellé (vagy akár annak részeként), hogy nyilatkozzon, mit szeretne. Ez ennyire egyszerű.

Törvényi előírás: 2013. évi LXXVII. törvény 17. § A felnőttképző köteles

a) a felnőttképzők nyilvántartásában szereplő nyilvántartási számát a felnőttképzési tevékenysége gyakorlása során használt képzési dokumentációban, a felnőttképzési tevékenységével kapcsolatos dokumentumokon és a felnőttképzési tevékenysége keretében kiállított számlán és más számviteli bizonylaton feltüntetni, továbbá arról ügyfeleit és a képzésben részt vevő személyeket tájékoztatni,

b) a felnőttképzési tevékenységére vonatkozó tájékoztatóhoz, valamint a képzési programhoz való hozzáférést az ügyfelek, a képzésben részt vevő személyek és a felnőttképzésért felelős miniszter részére biztosítani,

c) a bejelentéshez kötött felnőttképzési tevékenység esetén a képzésben részt vevő személyt kifejezetten tájékoztatni a 15. § (1) bekezdés a) pont ab) alpontja szerinti adatai továbbításának megtiltására vonatkozó lehetőségről.

2. KÖSD MEG A FELNŐTTKÉPZÉSI SZERZŐDÉSEKET.

A képzés megkezdésének a feltétele, hogy létrejöjjön a felnőttképzési jogviszony, amit a felnőttképzési szerződés megkötésével tudsz létrehozni. A szerződéskötés kötelezettsége 2019. 12. 31-ig nem volt jelent a nem engedélyköteles képzéseknél, ez egy új tartalmi elem azoknak akiknek nem volt engedélyük az eddigi szolgáltatási tevékenységük során. A szerződés a kormányrendeletben meghatározott kötött tartalmi elemekkel, a résztvevő és a képző közötti kötelmi jogviszonyt testesít meg. Tehát nem nem és nem, nem elegendő a megrendelőddel kötött szolgáltatási szerződésben rögzíteni a képzés sarokpontjait, ezt minden résztvevővel meg kell tenned, hiszen a résztvevő jogait és kötelezettségeit is ebben a dokumentumban írhatod le és itt egy esetleges megrendelő, csak mint a költségek viselője merülhet fel.

Képzésszervezési oldalról továbbra is azt ajánljuk, hogyha találkozol a résztvevőiddel, akkor a legegyszerűbb módja a dokumentálásnak, ha a résztvevői adatletiltás nyilatkozata mellett, a felnőttképzési szerződést is kinyomtatod két példányban, majd aláíratod a résztvevőkkel és akkor biztosan ott lesz a szerződésed minden résztvevődtől aláírva, maximum veszel még pár szekrényt, ha sikeres képző szeretnél lenni J.

Neked, mivel bejelentés alapján képzel a jogszabályi környezet megengedi azonban azt is, hogy ezt a szerződéses kötelmet ne írásban hozd létre, ami a nem kontaktórás képzési formáknál, ahol nincs személyes jelenlét, üdítő újdonsága a felnőttképzési jogszabályi elvárásoknak. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a szerződést akár szóbeli megállapodással is lehet rendezni, de azért gondold végig, hogy ha szóban állapodsz meg valakivel és aztán vagy téged, vagy akivel megállapodtál megkérdezik a szerződés tartalmi elemeiről, azt neked/neki fel kell tudnod/tudnia sorolni. Vetítsd le ezt a résztvevőidre most. Ugye? De annak semmi akadálya, hogy az „interneten megkösd” ezt a szerződést elektronikusan, hozzákötve a ráutaló magatartást valamilyen cselekvéshez, mint például a képzési díj befizetése, vagy az első képzési alkalommal a megjelenés, vagy a belépés a online képzési rendszerbe. Ami nagyon fontos az a korrekt, egyértelmű és tiszta tájékoztatása a résztvevődnek, leírva, hogy milyen folyamatban vesz részt, mik a jogai és kötelezettségei. Érdemes egy jogásszal konzultálnod, hogy mit enged meg a Ptk. a részedre, felnőttképzési mintadokumentumcsomagunk meg természetesen nekünk is van amit a minosites.hu oldalon tudsz megrendelni.

Törvényi előírás: 2013. évi LXXVII. törvény 11. § (1) A felnőttképzőnek, ha felnőttképzési tevékenysége bejelentéshez kötött, a működése során e Fejezet rendelkezései közül az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

a) a képzésben részt vevő személlyel a 12/A-13/B. § szerint felnőttképzési szerződést kell kötnie

3. AZ ADATSZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSE

Az új szabályozás talán leginkább pánikot gerjesztő eleme, hogy rengeteg adatot kell majd nyilvántartanod és szolgáltatnod a résztvevőidről. Az adattartalom körét be kell gyűjtsd, nincs kivétel és nincs is értelme ezen lázadozni, hogy miért kell ezt így vagy úgy, mert közben meg indulnak a képzések és azzal kell most már foglalkoznunk hogyan is tudod ezt a kötelezettséget a lehető leghatékonyabban és legegyszerűbben teljesíteni. Majd a gyakorlat megmutatja hogyan megy ez élesben, és nyilván a rendszer működése után lehet a tartalmi elemeken finomítani. De nekünk ez most nem dolgunk, hacsak nem vagy te is jogalkotó, de vélhetőleg akkor nem ezt a cikket olvasod :).

A nyilvántartott (és majd szolgáltatott) adatok körét nagyjából 3 csoportba lehet osztani:

  • képzéshez kapcsolódó adatok köre
  • résztvevőhöz kapcsolódó személyes adatok köre
  • statisztikai adatszolgáltatási jelentéshez kapcsolódó adatok köre.

Más csoportosításban a nyilvántartott és a szolgáltatott adatok körét lehet meghatározni, ez utóbbit mi azért szeretjük mert pontos jogszabályi utalás van rá, hiszen a nyilvántartási kötelezettségedet a törvény 21-ik paragrafusa szabályozza, míg az adatszolgáltatási (FAR-ba) tevékenységedet a 15. § írja elő.

Most pedig vegyünk egy nagy levegőt, olvassuk el még egyszer a nulladik pontot és nézzük mit jelent ez a gyakorlatban. Először is valóban van egy csomó adat amit be kell kérni a résztvevőtől. Az első lépés, hogy tájékoztatom erről és felhívom a figyelmét, hogy amikor először találkozol vele, akkor hozza magával a személyi igazolványát, az adókártyáját, és a TB kártyáját mert ezekre az adatokra nekünk szükségünk van és törvény írja elő a nyilvántartását, ezért muszáj elkérned tőle. A folyamatot továbbgondolva, van egy kötelezően megkötendő felnőttképzési szerződésünk, ha ezt az adatkört már eleve ott szerepeltetjük akkor két legyet ütünk egy csapásra, megvan minden adat, aláíratjuk vele a szerződést is, és akkor már tényleg nincs más dolgunk mint a jelentésköteles adatokat szolgáltatni a FAR-ba, hiszen a résztvevői adatok nyilvántartása maga a felnőttképzési szerződés lesz.

Ha mindezt az online térben végzed, akkor célszerű egy kétlépcsős jelentkezési/regisztrációs folyamatot modellezni, mert első körben erősen oda tud csapni a konverziónak ha Eltévedtemaneten Péter, leendő résztvevőnk azzal szembesül, hogy a 4 órás online képzéshez adóazonosítóját, tb azonosítóját és az eddig viselt cipőinek számát akarod tőle elkérni. Kérjük ezt el azoktól, akiknél már biztos a jelentkezési/fizetési szándék.

Végül de nem utolsó sorban rutinos oktatásszervezők már tudják, hogy az adatokat nem jelentjük előre a FAR-ba mert van 3 munkanapunk a képzés megkezdésétől annak megtételére, így mindig, kivétel nélkül megvárjuk az első napot, mert a jelentkezőkből akkor lesznek résztvevők és ez legritkább esetben jelent száz százalékos arányt. Ráérsz az első képzési alkalommal a nap végén bejelenteni a FAR-ba a szükséges adatokat. Sőt, mondom a jó hírt ha a képzési adataidban nem lesz változás (nem változik a vége, vagy a résztvevői létszám) akkor most már egy csatornán a FAR-on keresztül megy ugye a statisztikai adatszolgáltatási kötelezettséged teljesítése is, ami nyitva lesz már a képzés kezdetekor, ergo akár minden adatot fel tudsz vinni az elején és optimális esetben a képzés végét követő 30-ik napig kötelező statisztikai jelentésedet is meg tudod tenni egyúttal, így egyszer léptél be a rendszerbe. Máris jobban hangzik.

Ha már itt tartunk jelentettél idáig OSAP-ot? Ugye tudod, hogy ha nem a felnőttképzési törvény hatálya alatt, engedély alapján képeztél idáig, akkor is volt statisztikai adatszolgáltatási kötelezettséged? Azt tapasztaljuk, hogy a – jellemzően leghangosabb – „miért kell ennyi adatot jelentenem” cégek nincsenek is tisztában vele, hogy az OSAP 1665-ös adatlap szerinti adattartalmat bizony nekik eddig is szolgáltatniuk kellett (volna) a képzéseikről. Úgy meg már nem is annyival több ez az adatszolgáltatás.

Összességében maga az adatnyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettség tervezhető, automatizálható, foglalkozz most már inkább azzal, hogy hogyan lehet ezt a leghatékonyabban teljesíteni, és tedd meg amit megkövetel a haza. (Hallom a hangokat hátulról, igen, meg kell majd küzdeni a HR-essel azért az excel tábláért, de ha már ezt tisztáztuk, hogy jogszabályi előírás, akkor azért ez is szokott sikerülni. A résztvevő meg nem ellenség, ha hitelt érdemlően tájékoztatod akkor kevésbé fog ellenálni.)

Törvényi előírás: 2013. évi LXXVII. törvény 11. § (1) A felnőttképzőnek, ha felnőttképzési tevékenysége bejelentéshez kötött, a működése során e Fejezet rendelkezései közül az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

b) eleget kell tennie a felnőttképzés adatszolgáltatási rendszerébe a 15. § alapján történő adatszolgáltatási kötelezettségnek … és jogszabályban meghatározott tartalommal a 21. § (4) bekezdése szerinti statisztikai célú adatszolgáltatásnak.

  1. § (1) A felnőttképző

a) a bejelentéshez kötött felnőttképzési tevékenység esetén

aa) a képzés megnevezésére, jellegére, helyére, óraszámára, első képzési napjára és – a zárt rendszerű elektronikus távoktatás keretében megvalósuló képzés kivételével – befejezésének tervezett időpontjára,

ab) – ha a képzésben részt vevő személy előzetesen írásban vagy a Ptk. 6:7. § (3) bekezdése szerinti módon megtett jognyilatkozatában annak továbbítását nem tiltotta meg – a képzésben részt vevő személyek természetes személyazonosító adataira, elektronikus levelezési címére, adóazonosító jelére,

b) az engedélyhez kötött felnőttképzési tevékenység esetén

ba) a képzés megnevezésére, jellegére, helyére, óraszámára, első képzési napjára és – a zárt rendszerű elektronikus távoktatás keretében megvalósuló képzés kivételével – befejezésének tervezett időpontjára,

bb) a képzési díjra és annak költségviselőjére és

bc) a képzésben részt vevő személyek iskolai és nemek szerinti megoszlására, természetes személyazonosító adataira, elektronikus levelezési címére, adóazonosító jelére és – ha a képzés államilag elismert szakképzettségre, illetve szakképesítésre készít fel – lakcímére vonatkozó adatot szolgáltat a felnőttképzési államigazgatási szerv részére a felnőttképzés adatszolgáltatási rendszerében.

  1. § (1) A felnőttképző a képzés lebonyolítása érdekében kezeli

a) a képzésben részt vevő személy

aa) természetes személyazonosító adatait,

ab) nemét,

ac) állampolgárságát, nem magyar állampolgár Magyarországon való tartózkodásának jogcímét és a tartózkodásra jogosító okirat, okmány megnevezését és számát,

ad) lakcímét, levelezési címét, elektronikus levelezési címét és telefonszámát,

ae) társadalombiztosítási azonosító jelét,

af) adóazonosító jelét,

b) a képzéssel összefüggő adatokat, amelyek a képzésben részt vevő személy

ba) végzettségével, szakképesítésével, szakképzettségével és idegennyelv-ismeretével,

bb) a képzésbe történő belépésével és a képzés elvégzésével, illetve a képzés elvégzése hiányában a képzésből történő kilépésével,

bc) a képzés során történő értékelésével és minősítésével,

bd) a képzéssel összefüggő fizetési kötelezettségeivel és az igénybe vett képzési hitellelkapcsolatosak.

4. ÁLLÍTSD KI A TANÚSÍTVÁNYT – MÓKA ÉS KACAGÁS

Hát elértünk az utolsó kötelezettséghez. Ha jobban belegondoolsz, nem vár el tőled senki képzési programot, nem írja elő senki, hogy milyen személyi és tárgyi feltételek mellett végezd a képzési tevékenységedet, nem kell vagyoni letéti szerződést kötnöd, nem kell szakmai vezetőt alkalmaznod, és nem kell minőségirányítási rendszert működtetned, csak képezned kell és ezt a pár eddig felsorolt kötelezettségedet teljesítened, melyek közül az utolsó, hogy tanúsítványt kell kiállítanod a résztvevőnek.

Ha az előző pontban leírt az adatjelentési kötelezettséget teljesítetted és a résztvevő sem tiltotta le az adattovábbítást a FAR-ba akkor igazából itt már nincs semmi dolgod, a tanúsítványt a rendszer generálja, neked csak oda kell adnod a résztvevőnek, de azt is csak akkor ha ő kéri, ellenkező esetben még azt sem kell megtenned. Ha pedig van elektronikus aláírásod akkor ezt akár egy e-mailen keresztül hitelesen is ki tudod küldeni neki. Nem is tudunk erről többet írni, kérem kapcsojjjja ki.

Törvényi előírás: 2013. évi LXXVII. törvény 13/B. § (1) A bejelentéshez kötött felnőttképzési tevékenység, a belső képzés és – ha jogszabály a képzés elvégzése igazolásának más módját határozza meg – a jogszabály alapján szervezett oktatás és képzés kivételével, a felnőttképző a képzés elvégzésének igazolására a felnőttképzés adatszolgáltatási rendszerében tanúsítványt állít ki és azt a képzésben részt vevő személy választása szerint elektronikus úton vagy papíralapon a képzésben részt vevő személy rendelkezésére bocsátja. A bejelentéshez kötött felnőttképzési tevékenység esetén a tanúsítványt a képzésben részt vevő személy kérésére kell kiállítani.

+1 AZ ADATSZOLGÁLTATÁS POZITÍV HOZADÉKA ÉS AZ ÖSSZEFOGLALÁS

Van azonban még valami, amiről beszélni szerettem volna neked, mert a-kötelezettségek mellett azért van egyértelműen pozitív hozadéka is a résztvevői kör kiterjedtebb adatszolgáltatásának, mégpedig a képzői hitelesség és az abból következő piactisztító hatás. Lehet mi vagyunk idelisták, de egy elképzelt szituációban, ahol képzést keresve a résztvevő talál két weboldalt, ami ugyanazt a képzést hirdeti, remélhetőleg alaposabban át fogja gondolni ezentúl kinek adja meg az adatait és azt választja, akinek van múltja, hitelesen képviseli azt, hogy tényleg egy képző, megvan a szakmaisága és vélhetően nem valami adathalász cég akinek az adatai kellenek csak. Sokkal jobban meg fogja fontolni azt, hogy kinek adja meg a szenzitív adatait és mi nagyon reméljük, hogy ez egyfajta alaposabb, jobban átgondolt kiválasztási folyamatot is eredményez amiből te, a képzéseidre igényes képző csak profitálhatsz.

Összefoglalva, a bejelentés alapján a működésnek négy alappillére van, a tájékoztatás, a felnőttképzési szerződés, az adatnyilvántartási és adatjelentési kötelezettség, valamint a tanúsítvány kiállításának kötelezettsége. A szerződés írásbeli kötésének elengedése és a tanúsítvány kiállításának Far általi automatizálása, és csak résztvevői kérés esetén történő kiállítása gyakorlatilag papírmentessé teszi az egész folyamatot, ügyes tervezéssel élhető működést lehet modellezni.

Ha pedig az eddigi információhalmaz még nem volt elég, vagy bizonytalanok vagytok még, akkor gyertek el az előadásainkra, ahol a működés gyakorlati problémáit és az arra adott lehetséges megoldásokat is bemutatjuk nektek. Idén már több mint ezren választottak bennünket, reméljük neked is tudunk segíteni. (educert.hu/aktualis) (érdemes beülni egy engedélyezett képzőknek szóló előadásra is, hiszen ugyanezeket ők is teszik, csak nekik még van egy plusz dokumentálási kötelezettségük is, de nem árt ha te is látod, mit csinálnak az „engedélyes profik” mert a kérdéseik alapján jobban képbe kerülsz a saját tevékenységeddel is, meg aztán ki tudja, mikor jön be hozzád egy olyan ügyfél akinek az állam finanszírozza a képzését…)

A cikkünk szerzője Pádár Tivadar cégünk ügyvezetője, akinek felnőttképzési szakértőként már több, mint ezer felnőttképzési működést érintő tanácsadási nap van a háta mögött és az ONLINE Felnőttképzési Minőségirányítási Rendszer és Képzési Dokumentumcsomag fejlesztője.

Kérjük, kövessétek Facebook oldalunkat, ahol eseményeinkről, konzultációs lehetőségeinkről, előadásainkról, illetve a felnőttképzés ügyes bajos dolgairól folyamatosan teszünk teszünk közzé aktuális információkat: https://www.facebook.com/educert.hu